تعد إدارة المخزون ومراقبته ركيزة مهمة في إدارة المطاعم. على الرغم من أنها ليست المهمة التي يرغب أصحاب المطاعم في أدائها ، إلا أنه من الضروري الحفاظ على عملية تشغيل سلسة بينما يعني أي خلل في مراقبة المخزون يؤدي إلى خلل في عمل مطعمك.

سيؤدي أي خطأ في إدارة المخزون إلى نقص الغذاء أو التسبب في الهدر أو السرقة أو توقعات غير دقيقة لطلب المواد الغذائية. قد ينتهي بك الأمر بمخزون فائض يتراكم في المستودع لفترة طويلة أو نقص في الطعام.

لذلك ، تعد مراقبة إدارة المخزون أمرا بالغ الأهمية للحفاظ على مستويات المخزون الدقيقة ولضمان تبسيط العمليات والاستقرار المالي والنمو.

يبدأ كل شيء بفهم المصطلحات المستخدمة وإدارة المخزون الفعالة التي تحقق أرباحا.

ما هي إدارة المخزون الغذائي؟

تقوم إدارة مخزون الطعام بتتبع المخزون الذي يأتي إلى مطعمك والمخزون الذي يتركه مبينا ما يحتويه مطعمك في جميع الأوقات. مع وجود هذه المعلومات القيمة في متناول اليد ، يمكنك تحديد ماذا ومتى تطلب اعتمادا على مبيعاتك وتوافر المواد الغذائية المستخدمة في الطهي دون أي مخزون زائد يؤدي إلى الهدر أو دون تكبد نقص وانقطاع الخدمة.

عادة ، يتم تنفيذ إدارة مخزون الطعام باستخدام برنامج يعمل على أتمتة هذه العملية ، ويمنحك عدد المخزون في الوقت الفعلي ، ويسهل عملية الشراء من خلال الطلبات المجدولة.

مصطلحات إدارة المخزون التي يجب أن تعرفها لعمليات فعالة

الوارد أولا, الخارج أولا (FIFO)

تفترض طريقة FIFO  ان تدفق التكلفة يعتمد على ان المنتجات المشتراة أولا هي أيضا المنتجات المباعة أو المستخدمة أولا.

كثيرا ما تستخدم المطاعم هذه الطريقة لتقييم المخزون لأنها تمنع التلف والهدر خاصة في قطاع الضيافة حيث تكون العديد من المواد الغذائية قابلة للتلف ولها تواريخ انتهاء صلاحية. في هذه الطريقة ، يتم وضع جميع المنتجات القديمة أمام المنتجات الأحدث لاستخدامها أولا دون أي خطأ.

نسبة تكلفة الغذاء

النسبة المئوية لتكلفة الطعام هي النسبة المئوية من سعر البيع لتكلفة المكونات. للحصول على عمل مربح ، تحتاج إلى التحكم في نسبة تكلفة الطعام التي تعتمد على حجم ونوع مطعمك. كلما كان مطعمك أكبر وأكثر تطورا، ارتفعت نسبة تكلفة الطعام.

تعد أي نسبة بين 28٪ و 35٪ مقبولة ومؤشر على العمليات الصحيحة اعتمادا على أسلوب المطعم.

تكلفة البضائع المباعة (COGS)

تكلفة البضائع المباعة هي ببساطة التكلفة الإجمالية لجميع المكونات المستخدمة في الوصفات المباعة. يجب أن تشمل كل ما تستخدمه في الطعام الذي تقدمه لعملائك بما في ذلك التوابل.

لحساب تكلفة البضائع المباعة، تحتاج إلى تسجيل مستويات المخزون في بداية ونهاية فترة زمنية معينة ومراعاة أي شراء إضافي للمخزون.

COGS: بداية المخزون + المخزون المشتراة - المخزون النهائي.

إذا بدأت بمخزون بقيمة 10,000 دولار واشتريت مخزونا بقيمة 2,000 دولار وانتهى بك الأمر بمبلغ 4,000 دولار ، فإن COGS الخاص بك هو: 10,000 + 2,000 - 4,000 = 8,000 دولار.

للحصول على تكلفة البضائع المباعة المثالية ، يجب ألا تنفق أكثر من 1/3 من إجمالي إيراداتك عليها.

الاستنفاد أو الاستهلاك

تسمى كمية المخزون المستخدمة خلال فترة زمنية معينة بالمستنفدة أوالمستهلكة ويتم التعبير عنها إما بالقيمة النقدية, الدولار مثلا أو عدد المخزون المادي. يجب أن يحسب برنامج نقاط البيع الخاص بك قيمة الاستهلاك من خلال تقارير المبيعات الواردة من النظام.

المخزون الميت

يشير المخزون الميت إلى العناصر التي لا يمكن بيعها بعد الآن وهي ببساطة موجودة على أرفف المستودع.

بالنسبة للمطاعم ، يجب استخدام المخزون الميت في الوصفات أو العروض الخاصة المخفضة لزيادة استهلاكه وإزالته من المخزون بأقل الطرق تكلفة.

المخزون المتوفر

المخزون المتوفر هو المخزون المتاح في المستودع معبرا عنه بالقيمة بالدولار أو المبلغ المادي.

الهدر والتلف

الهدر هو الطريقة الأكثر شيوعا التي تكبد مطعمك الخسائر. يمكن أن يكون ذلك بسبب الحصص الكبيرة  في الأطباق، أو إصدار طلبات شراء غير ضرورية، أو التعامل مع الطعام باهمال أثناء التحضير، أو التلف أو حتى سرقة الموظفين.

التباين

التباين هو الفرق بين تكلفة المنتج وتكلفة الاستخدام.

إذا أظهر لك برنامج نقاط البيع أنك استخدمت ما يقارب 300 دولار من مكون معين بينما استخدمت بالفعل 400 دولار ، فلديك 100 دولار من هذا المكون الغير محسوب.

الاستخدام

الاستخدام هو مقدار المخزون المتوفر على متوسط الاستهلاك لفترة زمنية معينة ويوضح لك عدد الأيام التي يتم خلالها الاحتفاظ بالبضائع في المخزون قبل بيعها أو استخدامها.

نسبة دوران المخزون

توضح لك نسبة دوران المخزون مدى كفاءة استخدامك للمخزون الذي تشتريه ويتم الحصول عليه عن طريق التدقيق في تكلفة البضائع المباعة بمتوسط قيمة المخزون خلال فترة زمنية معينة.

متوسط المخزون: (بداية الجرد – الجرد النهائي) /2.

نسبة دوران المخزون: تكلفة البضاعة المباعة / متوسط المخزون.

 المستوى اللازم

يسمح لك المستوى اللازم أو الاستبدال التلقائي الدوري بتحديد الحد الأدنى من المخزون اللازم لإنتاج الوصفات. يساعد في اتخاذ قرارات الطلبات الصحيحة التي تؤدي إلى التحكم في الهدر وتجنب النقص.

وحدة القياس

تعكس وحدة القياس الطريقة التي تختارها لقياس مخزونك. اختر وحدة قياس واحدة لجرد مخزون متسق وأسهل.

العائد

العائد هو النسبة المئوية للمنتج الذي يتم حسابه فعليا في المبيعات مقارنة بكمية المنتج الذي يقول برنامج نقاط البيع أنه يجب عليك استخدامه. ينتج عن التباين بنسبة 10٪ عائد بنسبة 90٪ وهو المبلغ الفعلي للمنتج المستخدم.

الوصفات

عناصر القائمة التي تحتوي على مكونات مختلفة تستخدم بكميات محددة نحسب منها تكلفة الطعام. 

هذه المصطلحات مهمة بالنسبة لك لفهم أساسيات إدارة المخزون وتشغيلها بكفاءة مما يؤدي إلى عمل مربح.